【新卒あるある】上司への質問ができないときの対処法

悩み

新卒研修も無事終わり、いよいよ部署に配属!

慣れない環境と業務に追われながらも日々コツコツ頑張っていると、必ずと言っていいほど「分からないこと」がたくさん出てきます。

分からないことが出てきて上司に質問しようとしたときに、なんか質問しにくいし、聞くの怖いなと思ったことはないでしょうか。

実はこれ、新入社員の多くが経験することなんです。

しかし、聞くのが怖いからと言ってずるずると時間が過ぎてしまうと、納期に間に合わなかったりして、余計に怒られてしまう羽目になります。

この記事では、新入社員の誰もが経験する「上司への質問がしにくい問題」について、その主な原因と、対処方法を紹介したいと思います。

上司への質問が苦手な新入社員は多い!

日々の業務を進めていく中で分からないことはつきものですが、それを上司に質問したくても中々できないという新入社員は多いです。

新入社員が上司へ質問をしにくい理由として1番多いのが、上司に対する遠慮と申し訳なさです。

上司の忙しそうな姿や余裕がなさそうな様子、遅くまで仕事をしているところを見ると、自分のために上司の時間を取ってしまうのは申し訳ないと感じてしまいますよね。

どれだけ「分からないことはなんでも聞いてね」と言われていたとしても、質問をすることは自分の理解が及んでいないことを打ち明けることにもなるので、怖かったり、緊張したりするものです。

他の理由では、「こんなことも分からないのか」と思われたり、場合によっては叱られたりすることを恐れてしまい、質問するのを拒んでしまう新入社員も多いです。

配属から少し時間が経っていたりすると、「今更こんなことを聞くの?」と言われるのが怖いというケースもあるかもしれません。

冷静に考えると新入社員なので分からないことがあるのはしょうがないですし、配属からどれだけ時間が経っていようが分からないことは仕方がないです。

そのため質問することはむしろ良いことなんですが、とはいえ実際に質問しようとするとどうしても尻込みしてしまいますよね。

上司や先輩が求めているものは?

「分からないことがあったら何でも聞いて」と言っていたのに、いざ質問してみると少し不機嫌そうに「ちゃんと自分で考えた?」と言われた経験がある人も少なくないと思います。

ここで、質問をされる側である上司や先輩は、新入社員に対してどういうことを求めているのかを考えてみましょう。

まず新入社員に対して1番求めていることは、「成長」です。

「ちゃんと自分で考えた?」と尋ねる意図には、あなたの成長を望んでいるという気持ちがあります。

上司は、あなた自身が自分で問題を解決し、スキルを向上させる機会を提供しようとしているんです。

そして、あなたが自信を持って課題に立ち向かえるように、自分で考える習慣を身につけてほしいと考えています。

「ちゃんと自分で考えた?」と尋ねるのは、「間違えててもいいからあなたの考えをまずは聞きたい」という上司の意図が含まれているわけなんです。

さらにもっと現実的な側面を言うと、やはり上司や先輩は忙しいので、1から教える余裕がないのも事実です。

小学生に勉強を教える状況を思い浮かべると分かりやすいです。

小学5年生に三角形の面積の求め方を聞かれたとき、その子がどこが分からないのかが明確で無いと教えようにも教えられないですよね。

公式が分からないのか、公式の理屈が分からないから知りたいのか、そもそも四則演算の段階で躓いているのか、解決すべき課題はどこにあるのかを把握するためには、まずその子が自分で問題に挑戦して、どこで躓いているのかを認識していることが大事です。

もし「どこが分からないのかすら分からない」という状況であれば、それは挑戦すらしていないのかもしれません。

これは仕事においても同じで、まずはやってみることで、何が分からないのかが必ず明確になります。

上司や先輩は、まずは自分で挑戦してもらって、分からないところが明確になった時点で質問をしてきてほしいと考えているわけです。

上司が気持ちよく答えてくれる質問の仕方

では実際に質問をするときには、どのようなことを意識すると、上司や先輩が気持ちよく教えてくれるか、以下の3つポイントで紹介します。

質問をするタイミングは、指示を出された直後

1つ目が、質問をするタイミングについてです。

新入社員が質問を苦手と感じる理由の多くが、「上司が忙しそうで声がかけづらい」ということです。

確かに上司が別の仕事をしているときに声をかけるのは配慮も必要ですが、質問をしまくる絶好のチャンスが「指示を出された直後」です。

例えば上司から、「今度新しい取引先にうちの会社の紹介をするミーティングがあるから、会社紹介資料を作っておいてほしい」と指示を受けたとします。

ここで「分かりました!」とだけで会話を終えるのは、とてももったいないです。

最低限、以下の点をすぐに上司に確認しましょう。

■いつ使う資料なのか、いつまでに完成させる必要があるのか
■資料のテイストはどんなものか(Power Point・Wordなど)
■参考となる資料がないか、過去に誰かが作っていないか

そして、上記の3つを確認した後に、3割ほど完成したら一度見てもらいたい旨と、分からないことが出てきたら相談させて頂く旨の2点を上司に伝えておきましょう。

この2点を予め伝えているだけで、後で上司に質問しやすくなります。

タスクのゴールと躓いている部分を明確に伝える

次に作業を進めていく中で不明点が出て上司に質問をしたいとき、どのように質問をすれば良いのか。

それは、「今取り組んでいるタスクのゴールと、今どこで躓いているのかを明確に伝える」ということです。

まずは、今取り組んでいる業務のゴールについて。

例えば、お客様との紹介商談で使う会社紹介資料を作成しているとします。

上司への伝え方は以下の通りです。

今回の商談のゴールは、新規顧客を獲得し、長期的なパートナーシップを築くことです。会社紹介資料を効果的に活用して、取引先の信頼を得るための方法や提案をお聞きしたいです。

これで上司も、この資料をどのように活用し、どのような目的を達成したいのかが分かります。

その上で、今何に躓いているのかを具体的に伝えます。

今は、会社紹介資料にどのような情報を含めるべきか、また、競合他社と比べて当社の強みをどのように伝えるべきかについて悩んでいます。どの情報を強調し、どのようにプレゼンテーションすべきか、アドバイスをお願いしたいです。

こう伝えることで、上司も的確なアドバイスをしやすくなります。

また、先ほどのゴールに向かう上で、部下がまだ気が付いていない視点からもアドバイスできるようになるので、成果物のクオリティがさらにアップします。

後日、改めてお礼と取り組んだ結果を伝える

上司のアドバイスをもとに業務を遂行できたら、後日改めてお礼の気持ちを伝えましょう。

そのときに、取り組んだ結果どうだったのかも合わせて伝えると良いです。

上司も自分のアドバイスでどれだけ成果が出せたかが気になるものです。

注意すべき点としては、望ましい成果が出たときは「周りののおかげさま」、望ましくない結果であったときは「自分のこの部分が反省」という伝え方をしましょう。

間違っても上司の言う通りにしたら成果が出なかったというニュアンスにはならないようにしましょう。

質問力が上がると、仕事もしやすくなる!

いかがでしたでしょうか。

仕事や職場の環境になれておらず分からないことを上司や先輩に聞きたいけど、忙しそうで聞きづらいオーラを感じるのは、新入社員の全員が直面する壁です。

特にもともと人と話をするのが得意では無い方にとっては、深刻な悩みにもなるものです。

この記事で、質問をされる上司側の気持ちや、どのように質問をすると良いのかがお分かりいただけたと思うので、ぜひ今日のお仕事から少しずつ意識してみてください。

質問力が身につくと、仕事が格段にしやすくなります。

仕事は基本的に、分からないことが分かるようになり、それを価値に変えてお客様へ提供するものです。

分からないことが出てきたときは成長のチャンスだと思って、少しの勇気を持って上司や先輩に聞いてみましょう!

コメント

タイトルとURLをコピーしました